Smart working, cos’è e tutti gli strumenti necessari

Come muoversi al meglio nell’era del Telelavoro e dello Smart working

Smart working e telelavoro sono due estensioni di quello che viene chiamato lavoro da remoto e che, negli ultimi anni, ha diviso e fatto discutere sia le aziende che i lavoratori. Reso necessario dall’emergenza pandemica, il lavoro agile è differente dal telelavoro e oggi vedremo il perché.
In quest’articolo andremo a puntare i riflettori su quelli che sono i tratti che accomunano questi due concetti e quelle che sono le sfumature che invece li differenziano. Troppo spesso infatti telelavoro e smart working vengono utilizzati con la stessa valenza, ma la loro regolamentazione parla chiaro.

La differenza tra telelavoro e smart working

La possibilità di lavorare da luoghi diversi dalla propria sede lavorativa è un’idea che in molti presagivano già con l’avvento dei primi computer.
All’epoca rendere effettiva l’applicazione del “remote working” che conosciamo oggi era però solo un miraggio. Grazie all’avvento delle linee internet veloci essere connessi al web non è più un problema, nasce da qui l’opportunità per molte aziende di aprire le porte al lavoro a distanza.
Amazon, Google, Microsoft, sono solo alcuni dei grandi brand che da tempo sfruttano lo smart working.

 

Il motivo per cui molti attribuiscono erroneamente lo stesso significato del telelavoro a quello che invece andrebbe chiamato lavoro agile, o viceversa, è dovuto ai mezzi con cui un lavoratore subordinato affronta la sua giornata.
Entrambi i casi prevedono l’ausilio di tecnologie e strumenti informatici quali: computer, tablet, notebook, connessioni veloci, e simili, ma differiscono tra loro per due tratti fondamentali.
Partiamo dallo smart working, un fenomeno che sta prendendo sempre più piede anche nel panorama italiano. Se un dipendente non è vincolato a svolgere la propria attività lavorativa presso l’azienda e può contare su una certa flessibilità oraria allora possiamo parlare di smart working.

Diverso invece è il telelavoro che prevede che un dipendente svolga le sue mansioni da una postazione fissa al di fuori del contesto aziendale, come ad esempio la propria abitazione, in una fascia oraria prestabilita.
Non è raro tuttavia incontrare delle soluzioni miste, accordi tra datore di lavoro e dipendente che stabiliscono alcune attività presso la sede aziendale e le restanti da remoto.

Un altro punto importante su cui è bene soffermarsi riguarda la regolamentazione: Il telelavoro è disciplinato dalla legge n.81 del 2017, mentre lo smart working principalmente da un accordo interconfederale del 09 giugno 2004.

Gli strumenti più usati dai professionisti dello smart working

Sembra banale eppure per ottimizzare la propria giornata lavorativa basta davvero poco. Avere dalla propria parte alcuni degli strumenti che vedrai a breve può fare la differenza. Risparmia tempo ed energie integrando questi programmi nelle tue attività.

 

Videoconferenze senza pensieri

Organizzare riunioni e webinar utilizzando Zoom non sarà più un problema. Questo programma, disponibile sia in formato gratuito che a pagamento, è stato uno dei principali protagonisti delle comunicazioni a distanza durante i mesi di lockdown. La possibilità di creare delle stanze, registrare le conferenze e gestirle in maniera facile e veloce, lo rendono un ottimo alleato.

Nella versione free di Zoom una riunione può ospitare fino a 100 utenti, tuttavia se il numero di partecipanti è superiore a tre il tempo massimo della riunione, da illimitato, si ridurrà a 40min.
Altri software famosi sempre appartenenti a questa categoria sono: Microsoft Teams, Google Meet e Skype.

 

Gestione dei progetti e assegnazione task

Se lavori in gruppo o desideri tenere traccia dei tuoi progetti Trello è lo strumento perfetto.
Inizia con un piano gratuito a costruire la tua bacheca di lavoro: dividi i task con il tuo team di lavoro, inserisci file e contenuti che possono tornarti utili in un secondo momento, monitora lo stato di tutte le attività, e molto altro ancora. Nella gestione dei file e delle attività questa piattaforma può snellire notevolmente il tuo flusso di lavoro e la comunicazione con i colleghi che si occupano del tuo stesso progetto.

Accesso remoto ai tuoi file

Se lavori spesso su postazioni diverse ti sarà capitato di avere alcuni file sparsi su dispositivi fisici differenti. Quando non sei in sede, ma hai necessità di consultare dei documenti o accedere ad un software installato sul tuo desktop, puoi ricorrere a soluzioni come TeamViewer o AnyDesk. Con questi programmi entrare nel tuo dispositivo in modalità remota risulterà un gioco da ragazzi.

Monitorare le proprie performance lavorative

Vuoi conoscere le tue performance e capire quali sono risorse o attività ti rubano più tempo al pc? Ecco che un programma di monitoraggio delle attività può esserti utile.
Questa tipologia di software è molto sfruttata dai liberi professionisti, applicazioni come Toggl possono aiutarti a generare delle vere e proprie fatture per ogni tuo progetto partendo dalla tua tariffa oraria.

Condividere file di grandi dimensioni

Oltre a strumenti come Google Drive e Dropbox, quando un allegato email è troppo pesante possiamo ricorrere a servizi esterni come WeTransfer. Facendo l’upload dei file da inviare avremo a disposizione due opzioni: l’invio di una mail attraverso la piattaforma stessa, oppure la generazione di un link esterno per il download destinato ad essere inoltrato per messaggio ai diretti interessati. Attenzione però alla durata del servizio, nella versione gratuita i file caricati saranno accessibili per soli 7 giorni, poi cancellati.

 

Il futuro dello smart working è BYOD?

Sia in ambiti pubblici che privati molte imprese stanno offrendo la possibilità ai propri dipendenti di lavorare attraverso i loro device personali: tablet, computer, smartphone. Questo tipo di approccio, che viene chiamato byod (Bring your own device), fa risparmiare numerose risorse all’azienda ma apre alcuni dibattiti legati alla sicurezza dei dispositivi informatici utilizzati dai dipendenti.

Sia a livello software che hardware un device personale deve essere al pari di uno aziendale: in grado dunque di mantenere le performance richieste dal tipo di lavoro svolto in ufficio. Diventa quindi importante per i dipendenti avere dei computer e delle risorse sempre aggiornate al fine di assicurare un buon livello di sicurezza e prestazioni al top.

In definitiva, anche se le opinioni in materia di remote working sono controverse è innegabile che questa modalità di somministrazione del lavoro in futuro sarà sempre più presente. Sta alle aziende ed ai dipendenti trovare le strada migliore per conciliare le proprie attività.

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